En cumplimiento estricto de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia, Su Finca Raíz establece la siguiente política para el tratamiento y protección de los datos personales de sus usuarios, clientes y aliados.
1. Finalidad del Tratamiento
Los datos personales recolectados a través de nuestros formularios web, WhatsApp, redes sociales o mediante la interacción con nuestro Agente IA, serán utilizados para:
- Atender solicitudes de venta, compra, arriendo o asesoría inmobiliaria.
- Compartir información sobre nuevos proyectos, lotes, condominios y oportunidades de inversión en la región.
- Formalizar procesos legales, redacción de contratos y promesas de compraventa.
- Mejorar la experiencia de navegación del sitio.
- Control de ingreso y seguridad en las visitas a inmuebles: registrar la identidad de las personas que visitan propiedades gestionadas por Su Finca Raíz, con fines de seguridad y trazabilidad, incluyendo la posibilidad de compartir el nombre y número de documento del visitante con el propietario del inmueble visitado.
2. Tratamiento de Datos por Inteligencia Artificial
Al interactuar por escrito con el “Agente Inmobiliario Mac”, en el sitio web o por WhatsApp, el usuario acepta que el contenido de sus consultas sea procesado y almacenado con el único fin de dar respuesta a su solicitud y de que un asesor pueda retomar el contacto. Se prohíbe expresamente a los usuarios suministrar información financiera, contraseñas o datos sensibles a través del chat automatizado.
El contenido de las conversaciones se conserva por un máximo de doce (12) meses contados desde el último mensaje. Cumplido ese plazo se elimina de forma automática el texto de los mensajes y se conserva únicamente el registro de que la conversación existió —su fecha y el número de turnos—, como dato de uso del servicio.
Para responder, el contenido de la consulta se transmite a Anthropic, proveedor del modelo de lenguaje que opera el agente, que actúa como encargado del tratamiento.
Cuando la conversación ocurre por WhatsApp, el canal es la plataforma de Meta (WhatsApp Business): los mensajes de ese canal, y el número de teléfono desde el que se escriben, pasan necesariamente por los servidores de Meta, que actúa igualmente como encargado y aplica además sus propias políticas. En el chat del sitio web no interviene Meta.
Su Finca Raíz no entrena ningún modelo de inteligencia artificial con las conversaciones ni con los datos de los usuarios.
3. Registro de Visitas a Inmuebles
Antes de ingresar a un inmueble gestionado por Su Finca Raíz, el visitante debe diligenciar un formulario de registro. Para esta finalidad se recolectan de forma expresa los siguientes datos: nombres y apellidos completos, número de documento de identidad (cédula), inmueble que va a visitar, correo electrónico, número de celular y municipio de procedencia.
La recolección del número de documento es necesaria para acreditar la identidad de quien ingresa a la propiedad y dejar trazabilidad de la visita, tanto en interés del propietario como del propio visitante.
Sobre la circulación de estos datos:
- Nombre y número de documento: pueden ser compartidos con el propietario del inmueble visitado, quien tiene un interés legítimo en conocer quién ingresa a su propiedad.
- Correo electrónico y número de celular: son de uso interno de Su Finca Raíz. No se comparten con el propietario ni con terceros, y se utilizan únicamente para contactar al visitante en relación con su visita.
Este tratamiento solo se realiza con la autorización previa y expresa del titular, que se recoge mediante casillas de aceptación en el formulario de registro. El visitante conserva en todo momento los derechos descritos en el numeral 6.
Los datos del registro de visitas se conservan por un máximo de dos (2) años contados desde la fecha de la visita, tras lo cual son eliminados de forma automática.
4. Enlace de Consulta Contable (previsto, no disponible)
Esta función todavía no está en funcionamiento. Se describe aquí porque está prevista y porque, cuando se habilite, estas serán sus condiciones; a la fecha de actualización de esta política no se ha generado ningún enlace de consulta contable y no se ha registrado ningún acceso. Ningún dato se trata hoy por este medio.
Lo previsto: para la preparación de declaraciones tributarias, Su Finca Raíz podrá generar enlaces de consulta de solo lectura dirigidos a su contador o asesor tributario. Esos enlaces expondrán información financiera del negocio —ingresos, egresos y retenciones de un periodo determinado—, que incluye la identificación de los terceros con los que se facturó o se contrató: nombre o razón social y número de documento o NIT de clientes y proveedores. Ese dato es indispensable para elaborar una declaración tributaria, de modo que el enlace no puede omitirlo. No expondrá, en cambio, los datos del registro de visitas a inmuebles ni las conversaciones con el agente Mac, que pertenecen a otra finalidad.
El contador o asesor que reciba el enlace actuará como encargado del tratamiento de esos datos en los términos de la Ley 1581 de 2012: podrá usarlos únicamente para la finalidad tributaria, está obligado a guardar reserva y no puede cederlos a terceros.
El acceso exigirá un enlace privado y un PIN, compartidos por canales distintos. El enlace tendrá fecha de expiración, quedará limitado a un periodo contable concreto —fuera de ese rango no mostrará información— y podrá revocarse en cualquier momento desde el panel administrativo.
Cada apertura quedará registrada. La dirección IP y el navegador desde los que se acceda se conservarán por un máximo de doce (12) meses; cumplido ese plazo se eliminarán de forma automática y se conservará únicamente la fecha del acceso y el enlace consultado, como registro de auditoría.
Esta sección se actualizará el día en que la función se habilite.
5. Soportes Contables y Fotografías de Recibos
Al registrar un gasto del negocio, Su Finca Raíz puede conservar la fotografía del recibo o la factura como soporte contable. Esos documentos pueden contener datos de terceros —nombre o razón social del proveedor, número de identificación tributaria y el detalle de lo pagado—, y se tratan con la finalidad exclusiva de soportar la contabilidad y las declaraciones tributarias ante la DIAN y los municipios.
Las imágenes se almacenan en un repositorio privado: no son accesibles mediante una dirección pública ni quedan indexadas por buscadores. Solo pueden consultarse desde el panel administrativo, con sesión iniciada, y el enlace interno que permite verlas se genera en el momento de la consulta y caduca en un (1) minuto. Su Finca Raíz no publica, comparte ni cede estos documentos, salvo entrega al contador o a la autoridad tributaria cuando la ley lo exija.
Los soportes contables se conservan por el término legal de conservación de los documentos del comerciante —diez (10) años, artículo 28 de la Ley 962 de 2005—, plazo que prevalece sobre la supresión anticipada por tratarse de una obligación legal.
6. Derechos de los Titulares (Habeas Data)
Como titular de la información, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Su Finca Raíz.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando lo considere pertinente.
7. Canales de Atención
Para ejercer sus derechos, puede enviar una solicitud formal a través de los siguientes medios:
- Dirección: Calle 21 #2-18, Calle Los Naranjos, La Vega, Cundinamarca.
- Correo Electrónico: sufincaraiz.comercial@gmail.com
- Teléfono / WhatsApp: +57 321 882 6730